WAT WEET U OVER DE ALGEMENE VERORDENING GEGEVENSVERWERKING?

Mensen die via een website solliciteren, moeten doorgaans nogal wat informatie achterlaten. Dat
betreft sowieso de gebruikelijke contactgegevens als naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres.
Maar vaak ook informatie over opleiding, eerdere werkgevers tot aan foto’s en soms video’s. Al deze
informatie slaat u waarschijnlijk op in een applicant tracking systeem.

Hierover kunnen best wat vragen worden gesteld: welke persoonsgegevens slaat u allemaal op,
welke gegevens vult u nog aan en wat rechtvaardigt het vastleggen daarvan? De meest voor de hand
liggende reden is vanzelfsprekend dat iemand actief door u bemiddeld wil worden naar een baan; de
kandidaat geeft zelf toestemming om zijn gegevens te gebruiken. Maar: hoe lang bewaart u die
gegevens en hoe zijn deze beveiligd? En: wie heeft er toegang tot deze gegevens en wie is
verantwoordelijk voor het beheer?

Privacy statement
De Algemene Verordening Gegevensverwerking (AVG) bepaalt dat u exact en volledig in een
zogenaamde privacyverklaring uiteenzet en toelicht wat u precies doet met alle aanwezige
persoonlijke gegevens. Ook bent u verplicht om mensen op hun rechten te wijzen: zij mogen hun
gegevens aanpassen (recht op correctie en aanvulling), het dossier inzien (recht op inzage) of het
dossier zelfs laten vernietigen (recht om vergeten te worden). En bouwt u interesseprofielen op, dan
moeten deze op verzoek ook worden verwijderd. Bovendien moet u uw ingeschreven kandidaten
wijzen op de mogelijkheid een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

Dit alles betreft alleen nog maar de werving en selectie. Na plaatsing van een kandidaat groeit de
hoeveelheid gegevens gestaag verder: identiteitsgegevens zoals paspoortnummer,
bankrekeningnummer en Burger Service Nummer worden vastgelegd, net zoals de informatie over
uurloon en uitbetalingen, loonstroken, et cetera. Ook deze informatie valt onder de AVG. Voor
uitzenders die alle backofficewerkzaamheden in eigen beheer hebben, betekent het voldoen aan de
AVG dus een flinke partij (meer)werk.

Wie de backoffice uitbesteedt, vrijwaart zichzelf van al die werkzaamheden, maar is tegelijkertijd ook
gehouden aan regels: de uitzender kan niet zonder meer alle gegevens inzien. De
backofficedienstverlener heeft een wettelijke reden (o.a. Wet op de identificatieplicht, Wet arbeid
vreemdelingen en Wet op de loonbelasting) om persoonsgegevens vast te leggen, maar mag niet al
deze gegevens delen.

Tenslotte, veel informatie die u vastlegt heeft ook betrekking op uw klanten; de inleners. Dit is geen
persoonlijke maar zakelijke informatie en valt daarom buiten het bereik van de AVG. Hebt u vragen
over de AVG of de verplichtingen en werkzaamheden die daaruit voortvloeien? Stuur dan een e-mail
naar info@wepaypeople.nl onder vermelding van AVG.

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief
Wellicht ook interessant